8 façons de minimiser les coûts et de maximiser le retour sur investissement des voyages des employés

Que vous ayez une force de vente de deux personnes qui n’effectue que des nuitées occasionnelles, ou que vous ayez une armée de guerriers de la route et votre propre service de coordination des voyages, ces huit stratégies peuvent vous aider à tirer le meilleur parti du budget de voyage de votre entreprise.

Comprenez les besoins de vos visiteurs.

L’une des stratégies les plus efficaces pour réduire les coûts consiste à consulter votre personnel sur ses exigences en matière de voyage. Il ne s’agit pas seulement de choisir entre fumeur et non-fumeur ou entre siège côté couloir et siège côté fenêtre, mais aussi de demander à leurs compagnons de route : « De quoi avez-vous réellement besoin pour vous sentir à l’aise en voyage ? » Certains employés peuvent choisir de ne pas dormir dans un grand lit ou aimeraient prendre un vol de nuit pour se rapprocher de leur famille.

Créez un questionnaire de base sur les voyages que chaque employé devra remplir. Demandez-leur quelles sont leurs principales priorités et gardez ces informations à portée de main lorsque vous organisez vos voyages. En plus des questions habituelles comme les sièges d’avion, la taille des lits et les préférences en matière de véhicules de location, incluez des préférences spécifiques comme les préférences en matière de restauration, les aménagements spéciaux pour la santé ou les handicaps, et même s’ils préfèrent des chambres au premier ou au cinquante et unième étage (certains voyageurs se sentent plus en sécurité dans des chambres situées au rez-de-chaussée).

En fournissant cette analyse des « besoins » de base à chaque employé, vous économiserez de l’argent sur des articles dont l’employé ne se souciait pas tout en optimisant son confort (et son efficacité) lorsqu’il est en déplacement.

Gardez vos ressources pour le moment le plus important.

Avant de réserver des vacances, consultez votre équipe pour déterminer si le voyage est vraiment essentiel. Les réunions qui peuvent être facilement organisées par conférence téléphonique ou interface en ligne devraient presque toujours être organisées en interne. Google Voice et Skype sont tous deux des services de vidéoconférence peu coûteux qui fonctionnent admirablement bien.

En revanche, si le voyage a le potentiel d’aboutir à la signature d’un contrat sur place ou à une autre étape importante, il faut investir. Rien ne peut remplacer l’honnêteté et la connexion qui naissent de la rencontre d’un client potentiel autour d’un verre ou d’un bref repas.

Vous pouvez faire en sorte que votre équipe dorme plus souvent dans son propre lit si vous investissez dans les meilleures opportunités.

Informez l’équipe de la situation.

Bien qu’il puisse être acceptable de fournir une réponse générale du type « nous vous plaçons dans un autocar parce que nous devons faire des économies », fournir un peu plus d’explications pourrait vous mettre dans les bonnes grâces de votre personnel.

Vos employés doivent avoir la certitude que leur confort et leur sécurité passeront toujours en premier. Expliquez votre explication à l’équipe pour chaque réduction budgétaire que vous faites. Si vous changez de fournisseur d’hôtel, expliquez à un adulte pourquoi vous le faites et comment ce changement améliorera le salaire et les avantages.

Le fait de placer les coupes dans un contexte « orienté équipe » donnera aux personnes les plus touchées un sentiment de solidarité. Si le PDG doit également voyager en car, les cadres intermédiaires seront plus disposés à l’accepter. N’oubliez pas qu’il s’agit de personnes compétentes qui sont envoyées pour représenter votre marque et votre cause, et non d’enfants envoyés en colonie de vacances. Le respect se traduira immédiatement par un meilleur moral, de meilleures ventes et une équipe plus fidèle.

Utilisez les remises d’entreprise.

Si vous ne bénéficiez pas déjà d’un tarif de groupe auprès de l’hôtel ou de la société de location de voitures que vous utilisez le plus, c’est le moment idéal pour en demander un. De nombreuses entreprises fournissent des informations sur leur site Web, mais un simple coup de téléphone à leur siège social vous permettra de commencer à travailler dans les règles de l’art. Les remises peuvent aller d’un pourcentage modeste (5-10 %) sur toutes les réservations à une nuit ou une journée de location gratuite après un certain nombre de transactions.

Utilisez les incitations offertes par les cartes de crédit et de paiement.

Transmettez également des primes de voyage au personnel. Avez-vous la possibilité de faire passer un siège en classe économique à un siège en classe affaires en utilisant des points de récompense ? Faites-le, et votre guerrier de la route sera heureux lorsqu’il atteindra son objectif. Il existe d’autres cartes qui vous donnent accès aux salons des compagnies aériennes ou des entreprises dans le monde entier. Partout dans le monde, ces salons accueillants offrent à votre compagnon de route en décalage horaire un endroit où travailler et se reposer. En outre, certaines cartes offrent des entrées uniques à des événements, des réservations de repas difficiles à obtenir et une assistance de conciergerie de premier ordre.

Utilisez toutes vos récompenses pour faciliter la vie de votre personnel en déplacement (surtout en période de restrictions budgétaires dans d’autres domaines).

Planifiez à l’avance.

Annuler des vacances à la dernière minute n’est pas seulement difficile, mais peut également s’avérer assez coûteux. Les frais de modification pour les compagnies aériennes commencent à 150 $, et de nombreux hôtels facturent les nuits annulées dans les 24 heures suivant la réservation. Si vous découvrez que les annulations grugent ne serait-ce qu’une petite partie du budget de votre voyage, il est peut-être temps de reconsidérer les raisons typiques de ces problèmes de voyage et de les aborder en utilisant les canaux de communication décrits ci-dessus.

Soyez attentif à votre temps.

Lorsque la durée du voyage n’est pas explicitement indiquée, de l’argent peut être perdu. Votre équipe de vente sera-t-elle absente pendant trois ou six heures ? Peut-elle partir le soir même ou doit-elle attendre le lendemain après-midi ? De petites décisions peuvent rapidement se traduire par de grosses sommes d’argent. Vous pouvez économiser du temps hors du lieu de travail en déterminant la durée réelle de l’excursion (et de l’argent de votre poche).

Tenez compte des frais.

Les frais de guichet automatique et de bagage sont deux exemples de dépenses que de nombreux travailleurs n’envisageraient pas d’engager s’ils disposaient de leur propre argent. Mettez un point d’honneur à mettre en place une politique claire sur ce qui sera indemnisé pour les voyages d’affaires.

Si vous décidez d’omettre certaines choses, aidez votre personnel à trouver des solutions de rechange. Par exemple, en fournissant des recommandations sur les bagages, en autorisant l’envoi anticipé de matériel de conférence ou en fournissant une liste de guichets automatiques sans frais.

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