8 façons pour les freelances de s’assurer qu’ils sont payés à temps

En 2005, après avoir travaillé pendant dix ans pour de nombreuses organisations de marketing numérique, j’ai quitté le navire pour me mettre à mon compte. Bien que la transition ait été difficile, je n’ai jamais regardé en arrière. Le freelancing m’a offert une plus grande flexibilité dans mon emploi du temps, a éliminé mes trajets abrutissants et m’a permis de travailler de n’importe où. (Voir aussi : 7 leçons d’argent que j’ai apprises en devenant freelance).

Bien sûr, toute cette indépendance repose sur une hypothèse majeure : que je sois payé à temps. Si les retards de paiement sabotent vos objectifs de freelance, écoutez bien. Voici huit techniques pour vous assurer que vous êtes toujours payé à temps :

Gardez une trace de tout

C’est à vous de faire en sorte d’être payé à temps. Par conséquent, l’organisation est l’une des compétences de vie que tout freelance doit posséder. Tenez un registre détaillé de chaque travail terminé ainsi que de l’état du paiement de chaque facture. J’utilise une simple feuille de calcul Excel avec les en-têtes suivants : Nom du client, Description du projet, Heures/Taux, Montant facturé, Date de facturation, Date de réception du paiement, et Notes (pour suivre les communications importantes avec les clients et les dates d’envoi des rappels de paiement).

Faites une facture rapide

Pour être payé à temps, vous devez facturer à temps. Attendre des semaines ou des mois pour facturer vous fait courir le risque d’une rotation du personnel chez le client, d’une diminution des budgets et, dans certains cas, d’une insolvabilité. Tant que le fer est chaud, frappez. À moins que vous n’ayez pris d’autres dispositions, remettez une facture complète dans les 48 heures suivant l’achèvement du travail.

Rendez les phrases plus spécifiques

Faites des conditions de paiement un élément commun de votre formulaire de facture pour éviter tout malentendu. Une variante de « Le paiement est dû dans les 30 jours suivant la réception de la facture. Chaque mois, en cas de retard de paiement, des frais de retard de 5% seront prélevés « suffira généralement. Oh, et n’oubliez pas d’ajouter vos coordonnées sur chaque facture. Vous devriez toujours avoir votre numéro de téléphone bien en vue au cas où un client aurait des problèmes de facturation.

Faites en sorte que les paiements puissent être effectués facilement

Rendre les choses simples encouragera les paiements rapides. Créez un compte PayPal ou collaborez avec d’autres outils de paiement, tels que Google Wallet ou Wave, pour permettre aux clients de payer en ligne avec une carte de crédit. Bien qu’il y ait un petit coût pour le traitement des paiements, la rapidité et la commodité en valent certainement la peine.

Soyez gentil et rappelez-le aux autres

Bien que certains freelances envoient des rappels pour chaque facture (que le paiement soit en retard ou non), je trouve cela un peu excessif. Concentrez-vous sur ce qui n’est pas payé et gardez un ton agréable et optimiste. N’oubliez pas que le but est de faciliter le paiement et non de nuire à une relation.

Imposer des frais de retard

L’imposition d’une pénalité de retard sur les paiements en souffrance est parfois essentielle pour motiver le client. Pour éviter tout ressentiment de la part de vos clients, assurez-vous que la structure de vos frais de retard est raisonnable (par exemple, 5 % par mois), cohérente et explicitement spécifiée dans les conditions de paiement de chaque facture.

Améliorez votre image professionnelle

Si les retards de paiement sont un problème récurrent, il est possible que votre entreprise ne soit pas traitée avec suffisamment de sérieux. Améliorez votre image et la façon dont vous présentez votre entreprise dans toute correspondance, y compris la facturation. Téléchargez un modèle de facture gratuit, personnalisez-le et ajoutez votre logo. Mieux encore, utilisez une solution comme Freshbooks ou Zoho pour créer, suivre et traiter les factures.

Établissez un contrat d’honoraires

Les contrats d’honoraires sont de simples contrats de travail. Ils offrent aux freelances un flux de revenus constant et régulier, tout en permettant aux clients de réserver vos services pour de longues périodes, généralement en prévision de grands projets. Les factures sont toujours nécessaires dans la plupart des contrats d’honoraires, mais elles ne sont pas à la base du processus de paiement. Suggérez de créer une provision et d’offrir une incitation aux clients réguliers. Pour chaque travail accompli dans le cadre d’un contrat de trois mois ou plus, je réduis mon coût horaire de 10 %.

Pour être payé à temps dans le secteur du freelance, il faut posséder les mêmes compétences que celles qui ont permis de créer votre entreprise : un souci obsessionnel du détail, une bonne dose de diplomatie et un soupçon d’innovation. Vous avez encore besoin d’encouragement pour faire payer vos clients en retard ? Rappelez-vous à quel point votre trajet quotidien était mauvais. Cela marche toujours pour moi.