Comment embaucher votre premier employé

Embaucher son premier employé est une expérience passionnante ! C'est aussi assez intimidant. Pour réaliser votre première embauche, vous n'avez pas besoin de mettre en place un système complet, mais vous devez prendre quelques mesures importantes en cours de route. Voici quelques conseils pour faciliter le processus de recrutement de votre premier employé.

Prenez une décision sur ce que fera votre personnel

Avant tout, vous savez que vous êtes surchargé de travail et que vous avez plus à faire que ce que vous pouvez gérer seul. Mais savez-vous ce que votre employé va vous débarrasser ? Dressez une liste des tâches et des responsabilités que vous souhaitez déléguer à un employé avant de créer une annonce ou d'envisager un salaire. Cette liste vous aidera à embaucher la bonne personne et à déterminer comment l'amener rapidement à une pleine productivité.

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Créez un manuel de l'employé

La rédaction d'un manuel de l'employé semble être une procédure formelle qui prend du temps. Ce n'est pas forcément le cas ! Un manuel de l'employé peut être clair, décontracté, drôle, illustré ou même interactif. Il peut simplement s'agir d'un court document de quelques pages qui comprend les principes et les normes essentiels qui doivent être en place pour tous les travailleurs actuels et potentiels. L'administration américaine des petites entreprises propose un guide complet sur la création d'un manuel, et vous pouvez obtenir des modèles gratuits en ligne.

Créez un service de paie

Ce qui compte le plus pour vous lorsque vous employez un salarié, c'est que la tâche soit accomplie. La chose la plus importante pour votre premier employé est qu'il reçoive un salaire. Considérez les conseils utiles suivants : Engager un prestataire de services de paie pour gérer la partie de l'équation concernant les chèques de paie est une bonne idée. Vous économiserez des milliers de dollars en temps et en tracas. Un prestataire de services de paie compétent effectuera les retenues d'impôt requises conformément aux réglementations fédérales et nationales, tiendra à jour les documents administratifs, permettra d'établir des retenues personnalisées si nécessaire et garantira que votre employé est payé dans les délais. Tout ce que vous avez à faire est de suivre la procédure de configuration de base et d'établir un salaire.

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Pour mémoire, c'est aussi une bonne idée de vous payer par l'intermédiaire d'un prestataire de services de paie. Les omissions fiscales reviendront toujours vous hanter.

Publiez une offre d'emploi pour un employé fantastique

Vous êtes maintenant prêt à commencer à chercher votre premier employé. Commencez par créer une annonce d'emploi fantastique. Vous vous demandez peut-être comment. La spécificité et l'authenticité sont les éléments d'une excellente annonce d'emploi.

La spécificité implique que vous identifiez les tâches et responsabilités spécifiques dont votre employé sera chargé. N'utilisez pas une expression générale comme "chef de bureau" ou "assistant de production" sans préciser ce qu'elle signifie dans votre entreprise. En rendant votre annonce détaillée, vous éliminerez instantanément les personnes qui ne sont pas qualifiées ou intéressées par l'accomplissement de la tâche que vous demandez.

L'authenticité implique que votre offre d'emploi soit à votre image et à celle de votre entreprise. Si vous êtes un établissement familial décontracté, ne créez pas une annonce avec un langage professionnel et des exigences de poste exagérées. Utilisez une terminologie à la première personne, telle que "Nous avons besoin de quelqu'un pour travailler à la réception".

Si, en revanche, votre entreprise est un lieu plus formel avec un code vestimentaire et une clientèle haut de gamme, votre marketing doit le représenter correctement. "Bobkin, Bobkin, and Butters, LLP, recherche un assistant de bureau qualifié", écrivez sur un ton plus officiel. Le langage et le ton que vous choisissez dans votre annonce initiale vous aident à attirer le type de personne qui s'adaptera et fonctionnera bien dans votre entreprise.

Donnez une formation d'introduction

Pendant que vous attendez que les candidatures présélectionnées affluent à la suite de votre excellente offre d'emploi, préparez votre matériel de formation. Reprenez la liste des tâches et des responsabilités que vous voulez confier à votre premier employé. Rédigez l'approche étape par étape pour chaque grande activité afin de vous assurer qu'elle est menée à bien. Dressez la liste des tâches à accomplir pour chaque fonction, ainsi que les dates, les ressources, les contacts et autres informations essentielles.

Lorsque vous ferez votre première recrue, vous aurez suffisamment d'informations pour commencer à lui enseigner. En règle générale, il est bon d'accomplir deux choses : Premièrement, donnez à votre employé une copie de l'ensemble du matériel de formation afin qu'il puisse le parcourir et se faire une idée globale du poste qu'il va occuper. Deuxièmement, classez les tâches et les responsabilités et collaborez avec votre nouvel employé sur chacune d'elles par ordre d'importance.

Créez un mécanisme d'évaluation des performances

La redoutable évaluation des performances ! Les employés ne l'aiment pas, et les patrons, pour être honnête, ne l'aiment pas non plus. Cependant, lorsqu'elles sont effectuées correctement et régulièrement, les évaluations peuvent déboucher sur une relation de travail beaucoup plus positive pour toutes les personnes concernées.

Commencez par informer votre employé que vous lui donnerez un feed-back hebdomadaire pendant son premier mois ou trimestre de travail. C'est essentiel car les nouveaux travailleurs n'ont parfois aucun moyen de savoir s'ils exécutent leur travail correctement et s'ils répondent à vos exigences. L'incertitude est source d'inquiétude et de tension, ce qui entraîne d'autres erreurs et peut créer un cycle désagréable de stress et de gaffes. Pendant au moins le premier mois, fournissez un feedback clair, cohérent et hebdomadaire (au minimum) à votre nouvel employé.

Ensuite, les réunions de feedback trimestrielles, mensuelles ou même hebdomadaires sont les plus fructueuses. Les évaluations annuelles sont trop rares pour être utiles ; elles ont l'effet secondaire amusant de donner au personnel le sentiment d'être trompé et surpris. Ne les faites pas ! Au lieu de cela, fournissez à votre employé un feedback continu et informel, soit en personne, soit par téléphone, courriel ou texto.

Vous pouvez soumettre un feedback sur une base régulière (hebdomadaire ou mensuelle, par exemple) ou lorsqu'un travail ou un projet est terminé. Dans les deux cas, des rencontres plus courtes et plus fréquentes sont plus bénéfiques. Pour obtenir les meilleurs résultats, concentrez-vous moins sur la critique "ce que vous avez fait de mal" et plus sur la formation "des moyens spécifiques pour vous améliorer".

Enfin, il est bon de solliciter les commentaires de vos employés et de leur en donner. C'est votre premier emploi, mais ce ne sera pas le dernier. Demandez à votre nouvelle recrue comment vous pouvez faciliter le processus et être un meilleur employeur ; vous serez encore mieux préparé lorsque viendra le moment d'embaucher votre deuxième employé.